Должностная инструкция помощника руководителя
I. Общие положения
1. На должность помощника руководителя назначается лицо, имеющее высшее образование — бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)
или
высшее образование (непрофильное) — бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по дополнительным профессиональным программам профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Наличие опыта работы не менее трех лет по организационному, документационному и информационному обеспечению деятельности руководителя организации.
3. Назначение на должность помощника руководителя, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
4. Помощник руководителя должен знать:
4.1. Внутреннюю и внешнюю политику организации
4.2. Принципы представительства в государственных органах, органах местного самоуправления, сторонних организациях и порядок взаимодействия с ними
4.3. Принципы и методы администрирования
4.4. Особенности формирования внешних и внутренних информационных потоков
4.5. Структуру организации и порядок взаимодействия подразделений и служб
4.6. Правила формирования и использования баз данных
4.7. Современные научные методы и технические средства, способствующие сбору, обработке, сохранению и передаче информации
4.8. Правила защиты конфиденциальной служебной информации
4.10. Современные информационные технологии
4.11. Нормативные правовые акты, нормативно-методические документы, государственные стандарты в сфере деятельности организации
4.12. Классификацию управленческой информации, виды управленческой информации
4.13. Формы предоставления управленческой информации
4.14. Источники управленческой информации, методику отбора источников информации
4.15. Требования, предъявляемые к управленческой информации
4.16. Особенности реферирования информации, специфику оформления и составления аннотаций, рефератов, обзоров, докладов
4.17. Основы написания речей и докладов руководителя
4.18. Категории слушателей (читателей), на которых будет рассчитан данный обзор, доклад
4.19. Методы обработки информации с применением современных технических средств коммуникаций и связи, вычислительной техники
4.20. Структуру информационных изданий в зависимости от характера информации и целевого назначения информационных изданий
4.21. Современные средства сбора, обработки, систематизации информации
4.22. Источники информации: каталоги библиотек, журналов, поисковые системы информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», электронные базы данных
4.23. Функциональное назначение обзора (библиографического, реферативного, аналитического) как средства ориентации читателя в документальном или информационном потоке
4.24. Особенности общенаучной и прагматической функции обзоров
4.25. Правила работы с внешними носителями информации
4.26. Понятие и специфика библиографического, реферативного и аналитического информационного издания
4.27. Справочные правовые системы
4.28. Психологию делового общения, основы конфликтологии
4.29. Правила проведения деловых переговоров и протокольных мероприятий
4.30. Этикет и основы международного прокола
4.31. Правила составления и оформления документов
4.32. Правила проведения контроля исполнения поручений руководителя
4.33. Технология ведения контроля исполнения поручений руководителя
4.34. Системы электронного документооборота, базы данных
4.35. Требования охраны труда
4.36. _____________________________________________________________________
5. Помощник руководителя подчиняется непосредственно ________________________.
6. На время отсутствия помощника руководителя (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
7. ________________________________________________________________
II. Должностные обязанности
В обязанности помощника руководителя входит:
1. Формирование информационного взаимодействия руководителя с организациями:
— Отбор источников информации в соответствии с заданными критериями
— Обработка и интерпретация информации для подготовки проектов решений
— Подготовка запросов по поручению руководителя на получение документов и информации в органах государственной власти и управления, общественных организациях и получение соответствующей информации и документов
— Информирование руководителя о результатах рассмотрения запросов и обращений
— Организация решения вопросов, не требующих непосредственного участия руководителя
— Подготовка материалов для участия руководителя в работе различных структур в составе государственных и муниципальных органов, общественных организаций
— Подготовка документов для заключения соглашений о сотрудничестве с деловыми партнерами
— Информирование деловых партнеров и заинтересованных организаций о решениях руководителя в ходе выполнения соглашений
2. Анализ информации и подготовка информационно-аналитических материалов:
— Сбор, переработка и анализ информации для решения задач, поставленных руководителем
— Подготовка информационно-аналитических материалов
— Разработка тематического плана обзорного документа, доклада
— Определение круга библиографических источников
— Подбор источников и литературы по теме обзора, доклада, аналитической справки
— Написание и оформление обзора, доклада, аналитической справки
3. Организация деловых контактов и протокольных мероприятий:
— Организация и планирование деловых контактов, встреч и поездок руководителя
— Организация заседаний, совещаний и мероприятий, проводимых руководителем
— Подготовка материалов для совещаний, ведение и оформление протоколов
— Подготовка презентаций по указанию руководителя
— Подготовка и проведение пресс-конференция руководителя
— Организация переговоров, обеспечение участников информационными материалами, ведение записей переговоров
4. Организация исполнения решений руководителя:
— Документальное оформление решений руководителя, доведение до сведения работников организации устных распоряжений руководителя
— Координация деятельности по исполнению решений руководителя
— Контроль исполнения решений руководителя
— Подготовка отчетов о выполнении поручений и решений руководителя
III. Права
Помощник руководителя имеет право:
1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6. Принимать самостоятельные решения, руководствуясь квалификационными требованиями и должностными обязанностями
7. ___________________________________________________________
IV. Ответственность
Помощник руководителя несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________________________________
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист по организационному и документационному обеспечению управления организацией» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 15 июня 2020г. №333н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Свежие комментарии