Должностная инструкция специалиста архива
I. Общие положения
1. На должность специалиста архива назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование по программе подготовки специалистов среднего звена («Документационное обеспечение управления и архивоведение»)
или
среднее профессиональное образование (не профильное) по программе подготовки специалистов среднего звена и дополнительное профессиональное образование по программе профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Опыт практической работы не требуется.
3. Дополнительные требования:
— прохождение обучения мерам пожарной безопасности;
— прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда.
4. Назначение на должность специалиста архива, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
5. Специалист архива должен знать:
— Нормативные правовые акты Российской Федерации в области архивного дела и управления документами
— Нормативные правовые акты Российской Федерации в области информации, информационных технологий, защиты информации и персональных данных, цифровой трансформации
— Нормативные правовые акты Российской Федерации в области конфиденциальности информации
— Локальные нормативные акты организации в области обеспечения сохранности дел (документов)
— Условия составления договоров на реализацию услуг аутсорсингового или иного внешнего хранения
— Мобилизационные планы архива, планы эвакуации дел (документов)
— Правила хранения дел (документов) в соответствии с их типами
— Порядок формирования документов в комплекты, группы, типы
— Научно-методические критерии экспертизы ценности различных типов и видов дел (документов)
— Практику экспертизы ценности различных типов и видов дел (документов)
— Практику организации – источника комплектования архива
— Практику деятельности организации, не являющейся источником комплектования государственного или муниципального архива
— Теоретические и методические аспекты комплектования и экспертизы ценности всех видов документов
— Виды, разновидности и форматы всех видов документов
— Решения экспертной комиссии организации
— Рекомендации экспертно-проверочной комиссии государственного или муниципального архива
— Унифицированную систему организационно-распорядительной документации
— Стандарты оформления организационно-распорядительной документации
— Способы и технологии документирования различных видов профессиональной деятельности
— Организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
— Методические документы и национальные стандарты в области учета документов и документированных сфер деятельности организации
— Отечественные и зарубежные сертифицированные системы автоматизированного учета архивных дел (документов)
— Отечественный и зарубежный опыт в сфере управления документами и архивного дела
— Требования к учету особо ценных и уникальных архивных дел (документов)
— Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)
— Международные стандарты в области описания документированной информации в архивных учреждениях
— Сертифицированные информационно-поисковые системы в области разработки научно-справочного аппарата документированных сфер деятельности организации
— Принципы и методы архивного менеджмента в сфере использования ретроспективной информации и услуг специалистов архива
— Сроки выполнения работ по учету архивных дел (документов)
— Требования к нормам выполнения трудового задания по учету архивных дел (документов)
— Общие принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
— Источниковедческие особенности и историографическую базу работы с разными видами документов
— Требования к подготовке архивных справок и выписок из архивных документов
— Требования охраны труда
— _____________________________________________________________________
6. Специалист архива подчиняется непосредственно __________________.
7. На время отсутствия специалиста архива (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
8. ________________________________________________________________
II. Должностные обязанности
В обязанности специалиста архива входит:
1. Организация постоянного хранения архивных дел (документов):
— Определение схемы классификации архивных дел (документов) для постоянного хранения;
— Определение схемы систематизации архивных дел (документов) при постоянном хранении на основе выбранной схемы классификации;
— Проведение экспертизы ценности документов, поступающих на архивное хранение;
— Размещение архивных дел (документов) в архивных хранилищах в соответствии с выбранной схемой классификации и систематизации дел (документов);
— Создание и обеспечение режимов постоянного хранения архивных дел (документов);
— Проверка наличия и состояния архивных дел (документов) на стадии постоянного хранения;
— Выявление и учет архивных дел (документов), требующих реставрационной, консервационно-профилактической и технической обработки;
— Подготовка условий для обеспечения сохранности архивных дел (документов) в особый период и чрезвычайных ситуациях;
— Осуществление контроля движения архивных дел (документов) и их физического состояния;
— Подготовка архивных дел (документов) для передачи на аутсорсинговое или внешнее хранение;
-Заказ, передача дел (документов) на аутсорсинг или внешнее хранение.
2. Комплектование архивными делами (документами) архива:
— Ведение списка источников комплектования архива;
— Осуществление работы по выявлению новых источников комплектования архива;
— Исключение организаций, физических лиц из списка источников комплектования архива вследствие прекращения деятельности или отсутствия ценности;
— Консультирование работников источников формирования архивов по вопросам хранения дел (документов);
— Осуществление экспертизы ценности различных типов и видов документов;
— Паспортизация архива организации;
— Прием архивных дел (документов) на различных носителях на постоянное хранение.
3. Учет архивных дел (документов):
— Определение схемы учета архивных дел (документов) в архиве;
— Учет архивных дел (документов) постоянного и временного хранения;
— Учет особо ценных и уникальных архивных дел (документов);
— Учет копий страхового фонда архивных дел (документов);
— Учет фондов и описей архивных дел (документов);
— Учет выдачи архивных дел (документов) из архивохранилища и их возврата;
— Учет и контроль выдачи архивных дел (документов) на аутсорсинг или иное внешнее хранение;
— Учет и розыск необнаруженных дел (документов);
— Ведение дел фондов;
— Координация обеспечения учета всех видов документов в архиве.
4. Организация использования архивных дел (документов):
— Разработка требований к информационно-поисковым системам архива;
— Поддержка в актуальном состоянии электронных информационно-поисковых систем архива в документированных сферах деятельности организации;
— Составление справочно-поисковых средств к архивным делам (документам), учтенным в архиве и в документированных сферах деятельности организации;
— Подготовка ответов на запросы архивных дел (документов);
— Подготовка работы пользователей в читальных залах архива;
— Подготовка доступа работников структурных подразделений организации к информационно-поисковым системам архива организации;
— Подготовка документальных публикаций архивных дел (документов) в соответствии с существующими нормами и правилами;
— Подготовка выставок архивных дел (документов);
— Проведение культурно-просветительных мероприятий с использованием архивных дел (документов).
5. Хранение, комплектование, учет и использование дел (документов) временного хранения:
— Контроль за систематизацией и формированием дел (документов) временного хранения в структурных подразделениях организации;
— Учет описей дел временного хранения структурных подразделений организации в традиционном и в электронном виде;
— Разработка рекомендаций по использованию различных носителей для сохранности дел (документов) временного хранения;
— Систематизация дел (документов) временного хранения, принятых от структурных подразделений организации, для размещения в хранилище архива организации;
— Контроль выдачи в оперативное пользование дел (документов) временного хранения и их возврата;
— Проведение экспертизы ценности дел (документов) временного хранения в архиве организации;
— Подготовка дел (документов) временного хранения, принятых от структурных подразделений, на уничтожение;
— Создание актов о выделении на уничтожение дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений;
— Контроль за физическим уничтожением дел (документов) временного хранения с истекшими сроками, принятых от структурных подразделений;
— Контроль за процессом уничтожения дел (документов) временного хранения с истекшими сроками.
III. Права
Специалист архива имеет право:
1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6.___________________________________________________________
IV. Ответственность
Специалист архива несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________________________________
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 г. №140н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Поделиться ссылкой:
Свежие комментарии