Должностная инструкция заведующего архивом
I. Общие положения
1. На должность заведующего архивом назначается лицо, имеющее высшее образование – бакалавриат («Документоведение и архивоведение»)
или
высшее образование (непрофильное) – бакалавриат и дополнительное профессиональное образование по программе профессиональной переподготовки по профилю деятельности.
2. Опыт практической работы не менее трех лет в области хранения, комплектования, учета и использования дел (документов) в архивах, подразделениях архивного хранения.
3. Дополнительные требования:
— прохождение обучения мерам пожарной безопасности;
— прохождение обучения по охране труда и проверки знания требований охраны труда.
4. Назначение на должность заведующего архивом, а также освобождение от нее производится приказом руководителя организации.
5. Заведующий архивом должен знать:
— Нормативные правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства и архивного дела
— Методические документы в области использования и публикации архивных дел (документов)
— Правила составления и оформления локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
— Особенности труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
— Структуру организации, ее подразделений
— Правила нормирования труда работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов)
— Правила составления бюджета подразделения и отчетности по его исполнению
— Правила организации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации
— Методические документы и национальные стандарты в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации
— Типовые положения и инструкции по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организациях
— Правила разработки и оформления документации и ее типовых форм в области архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организациях
— Правила учета и использования дел (документов) в организации
— Порядок ознакомления работников с локальными нормативными актами организации
— Организационные принципы учета и комплектования дел (документов) ограниченного доступа
— Передовой отечественный опыт и научные разработки в области управления документами и архивного хранения дел (документов)
— Средства сбора, передачи, обработки информации и обмена информацией в документированных сферах деятельности организации
— Методы проектирования и планирования работ в организациях
— Порядок разработки и утверждения перспективных и текущих планов работ организаций
— Методы анализа и расчета экономической эффективности показателей деятельности по архивному хранению дел (документов)
— Порядок и сроки составления отчетности по вопросам архивного хранения дел (документов) в организации
— Критерии ценности дел (документов) для их использования, хранения или выделения к уничтожению
— Современные платформы, сертифицированные системы электронного документооборота для оперативного и архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации
— Средства и методы сбора, обмена, передачи и обработки информации документированных сфер деятельности организации
— Методы планирования разработки и внедрения корпоративной системы электронного архива организации
— Основы программного обеспечения системы электронного архива
— Требования охраны труда
— _____________________________________________________________________
6. Заведующий архивом подчиняется непосредственно __________________.
7. На время отсутствия заведующего архивом (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке. Данное лицо приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее их исполнение.
8. ________________________________________________________________
II. Должностные обязанности
В обязанности заведующего архивом входит:
1. Руководство деятельностью по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации:
— Определение целей и задач подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации
— Распределение должностных обязанностей между работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
— Разработка положения о подразделении по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
— Разработка должностных инструкций работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
— Планирование деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
— Контроль соблюдения трудовой дисциплины, правил внутреннего трудового распорядка и требований охраны труда работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
— Контроль выполнения работниками подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации локальных нормативных актов организации;
— Определение потребности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации в оборудовании, программном обеспечении, материальных, финансовых и ресурсах;
— Подготовка предложений по модернизации рабочих мест работников подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
— Определение эффективности деятельности подразделения по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) организации;
— Мониторинг рынка аутсорсинговых услуг и услуг внешнего хранения дел (документов).
2. Организация разработки локальных нормативных актов и методических документов по хранению, комплектованию, учету и использованию архивных дел (документов):
— Определение регламентов архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
— Разработка политики (дорожной карты) организации в области архивного хранения дел (документов) организации;
— Разработка локальных нормативных актов организации в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
— Согласование локальных нормативных актов по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации;
— Ознакомление работников с локальными нормативными актами и методическими документами организации по архивному хранению дел (документов);
— Консультирование работников организации по вопросам применения локальных нормативных актов и методик работы с делами (документами) организации;
— Актуализация локальных нормативных актов и методических документов организации по архивному хранению дел (документов), учету и использованию дел (документов) в организации.
3. Построение системы архивного хранения дел (документов) в организации:
— Внедрение стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации;
— Расчет рисков и экономической эффективности от внедрения стандартов организации в сферу архивного хранения дел (документов) в организации;
— Регулирование деятельности по созданию и совершенствованию системы архивного хранения дел (документов) организации;
— Поддержание системы архивного хранения дел (документов) организации в актуальном состоянии;
— Внедрение современных методов и средств обработки информации в системе архивного хранения дел (документов);
— Разработка планов и графиков работ архивного хранения дел (документов) организации;
— Консультирование работников организации по вопросам архивного хранения дел (документов);
— Консультирование работников организации по запросам внешних потребителей архивной информации организации.
4. Контроль функционирования системы архивного хранения дел (документов) в организации:
— Контроль исполнения локальных нормативных актов и методических документов по архивному хранению дел (документов) в организации;
— Предупреждение нарушений при архивном хранении дел (документов) в организации;
— Выявление нарушений в подготовке, обработке дел (документов) организации, определение мер по их устранению;
— Контроль формирования дел (документов) и организации оперативного хранения дел (документов) в организации;
— Проведение проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов);
— Мониторинг результатов проверок деятельности структурных подразделений организации по вопросам оперативного хранения дел (документов), анализ данных мониторинга;
— Контроль своевременного устранения недостатков в работе с архивными делами (документами) организации;
— Проведение мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов);
— Определение эффективности мероприятий по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов).
5. Совершенствование системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) временного хранения в организации:
— Определение направлений развития архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
— Определение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
— Устранение рисков в системе архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
— Разработка методики совершенствования системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации;
— Разработка и внедрение системы электронного документооборота в сфере архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) документированных сфер деятельности организации;
— Регулирование деятельности по совершенствованию системы архивного хранения дел (документов), учета и использования дел (документов) в организации.
6. Внедрение системы электронного архива организации:
— Анализ и оценка требований к системе электронного архива организации;
— Подготовка технического задания на проектирование корпоративной системы электронного архива в организации;
— Выбор организации – разработчика корпоративной системы электронного архива;
— Определение уровней доступа руководителей структурных подразделений организации к информации в корпоративной системе электронного архива;
— Оценка пилотного внедрения корпоративной системы электронного архива в организации;
— Установка корпоративной системы электронного архива в организации;
— Составление графика обучения руководителей структурных подразделений работе в корпоративной системе электронного архива.
7. Сопровождение деятельности экспертной комиссии организации:
— Разработка положения об экспертной комиссии организации, его согласование и утверждение;
— Подготовка заседаний экспертной комиссии организации;
— Создание и поддержание в актуальном состоянии базы данных о деятельности экспертной комиссии;
— Представление на согласование экспертной комиссии номенклатуры дел организации;
— Проверка наличия и условий сохранности дел (документов) в структурных подразделениях организации – источниках комплектования и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации;
— Отбор дел (документов) в структурных подразделениях организации – источниках комплектования, и подразделениях, деятельность которых предшествовала деятельности источников комплектования, при условии их хранения в организации для последующего хранения или уничтожения;
— Представление на согласование экспертной комиссии описей дел постоянного хранения и документов по личному составу;
— Представление на согласование экспертной комиссии актов о выделении на уничтожение дел (документов);
— Протоколирование решений экспертной комиссией организации;
— Оказание методической помощи председателю и членам экспертной комиссии организации.
III. Права
Заведующий архивом имеет право:
1. Запрашивать и получать необходимую информацию, а также материалы и документы, относящиеся к вопросам своей деятельности.
2. Повышать квалификацию, проходить переподготовку (переквалификацию)
3. Принимать участие в обсуждении вопросов, входящих в его функциональные обязанности.
4. Вносить предложения и замечания по вопросам улучшения деятельности на порученном участке работы.
5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.
6.___________________________________________________________
IV. Ответственность
Заведующий архивом несет ответственность:
1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, — в пределах, определенных действующим трудовым законодательством Российской Федерации.
2. За правонарушения, совершенные в процессе осуществления своей деятельности, — в пределах, определенных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.
3. За причинение материального ущерба — в пределах, определенных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.
4. ____________________________________________________________________
Настоящая должностная инструкция разработана в соответствии с положениями (требованиями) Трудового кодекса Российской Федерации от 30.12.2001 г. № 197 ФЗ (ТК РФ) (с изменениями и дополнениями), профессионального стандарта «Специалист архива» утвержденного приказом Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации от 18.03.2021 г. №140н и иных нормативно–правовых актов, регулирующих трудовые отношения.
Поделиться ссылкой:
Свежие комментарии